Viáticos: qué son, qué incluyen y cómo gestionarlos

Los viáticos son recursos que una empresa asigna para cubrir gastos de trabajo durante un viaje, como transporte, hospedaje y alimentos.

En esta guía conocerás qué incluyen, cómo calcularlos y cómo gestionarlos en tu empresa.

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son los recursos económicos que una empresa proporciona a sus trabajadores para cubrir los gastos derivados de un desplazamiento por motivos laborales. Pueden entregarse antes del viaje, reembolsarse posteriormente o cubrirse mediante un medio de pago empresarial.

Por ejemplo, cuando un colaborador debe trasladarse a otra ciudad para visitar clientes, supervisar un proyecto o asistir a una capacitación, puede necesitar dinero para transportarse, hospedarse y alimentarse durante su estancia.

Los viáticos deben estar relacionados con las actividades laborales y sujetarse a las políticas de la empresa. Sin embargo, que un gasto esté autorizado internamente no significa que sea automáticamente deducible de impuestos, pues debe cumplir con los requisitos fiscales correspondientes.
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¿Cuál es la diferencia entre viáticos y gastos de viaje?

Aunque ambos conceptos suelen utilizarse como sinónimos, existe una diferencia práctica en la forma de administrarlos.

Los gastos de viaje comprenden las erogaciones relacionadas con un desplazamiento laboral, mientras que los viáticos suelen referirse a los recursos que la empresa entrega o reembolsa al trabajador para cubrirlas.

Por ejemplo, una empresa puede comprar directamente los boletos de avión y reservar el hotel, mientras proporciona un anticipo al colaborador para alimentos y traslados locales.

Esta distinción es administrativa. En México, la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) utiliza conjuntamente la expresión viáticos o gastos de viaje para establecer las condiciones de deducción fiscal.
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¿Qué gastos pueden cubrir los viáticos?

Los conceptos autorizados dependen del motivo, destino y duración del viaje, así como de la política de cada empresa. Generalmente, los viáticos cubren los gastos necesarios para que el trabajador cumpla con sus actividades fuera de su lugar habitual de trabajo.

Transporte y traslados

Incluyen los gastos necesarios para llegar al destino y desplazarse durante la comisión laboral, como boletos de avión o autobús, taxis, transporte por aplicación, peajes y estacionamientos relacionados con el viaje.

La empresa puede definir qué medios de transporte están permitidos y en qué circunstancias se autoriza el uso de vehículos particulares o rentados.

Hospedaje

Cuando el viaje requiere permanecer fuera de la ciudad habitual de trabajo, los viáticos pueden cubrir el alojamiento.

Para administrar este gasto, conviene establecer un presupuesto máximo por noche y considerar factores como la ubicación del hotel, la duración de la estancia y la cercanía con los lugares donde se realizarán las actividades.

Alimentos

Los viáticos también pueden incluir desayunos, comidas y cenas durante el desplazamiento laboral.

Una forma de controlar este gasto es establecer un monto diario de alimentación, de manera que los trabajadores conozcan el presupuesto disponible y la empresa pueda estimar el costo total del viaje.

Este límite interno no debe confundirse con los montos máximos de deducción establecidos por la legislación fiscal.

Otros gastos relacionados con el viaje de trabajo

Dependiendo de las actividades, la empresa puede autorizar gastos adicionales, como acceso a internet, llamadas de trabajo, manejo de equipaje o materiales necesarios para cumplir con la comisión.

Es importante que estos conceptos estén justificados y documentados, ya que no todos reciben el mismo tratamiento fiscal.
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¿Qué gastos no se consideran viáticos?

No todos los consumos realizados durante un viaje de trabajo deben cubrirse con recursos de la empresa. En general, quedan fuera aquellos que responden a necesidades personales o que no guardan relación con las actividades laborales.

Entre ellos se encuentran:

• Compras personales, regalos y recuerdos.
• Actividades recreativas o turísticas ajenas al trabajo.
• Gastos de acompañantes que no participan en la comisión laboral.
• Servicios personales del hotel no autorizados por la empresa.
• Multas de tránsito y otros cargos derivados de incumplimientos personales.

La empresa puede establecer excepciones o prestaciones adicionales, pero debe distinguirlas de los gastos necesarios para el viaje y revisar su tratamiento contable y fiscal.
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¿Cómo calcular los viáticos?

Calcular los viáticos antes de un viaje permite determinar cuánto dinero se necesita, evitar anticipos excesivos y asignar recursos de acuerdo con el presupuesto disponible. Para hacerlo, es necesario considerar el destino, la duración del desplazamiento, las actividades programadas y los límites de gasto establecidos por la empresa.

Define la duración y el destino del viaje

Identifica cuántos días durará el desplazamiento, cuántas noches de hospedaje serán necesarias y si el viaje se realizará dentro de México o en el extranjero. También considera la distancia entre el alojamiento y los lugares donde se llevarán a cabo las actividades, ya que esto puede modificar los costos de transporte.

Estima los gastos de transporte, hospedaje y alimentos

Consulta los precios de vuelos, autobuses y hoteles. Después, estima cuánto se necesitará para alimentación y traslados locales durante cada día del viaje. Es recomendable utilizar cotizaciones actualizadas y registrar los costos estimados para compararlos posteriormente con los gastos realizados.

Revisa los límites establecidos por la empresa

Antes de autorizar el presupuesto, verifica los montos máximos permitidos para cada categoría. Por ejemplo, una empresa puede establecer diferentes presupuestos de hospedaje según el destino o fijar un límite diario de alimentación para los viajes nacionales.
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¿Cómo implementar una política de viáticos clara?

Una política de viáticos debe establecer qué gastos puede realizar cada colaborador, quién los autoriza y cómo deben comprobarse. También conviene definir montos máximos por concepto, plazos para entregar comprobantes y procedimientos para devolver recursos no utilizados.

Por ejemplo, la empresa puede establecer un presupuesto diario para alimentos, límites de hospedaje según el destino y un plazo específico para presentar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) al regresar del viaje.

Contar con este documento permite que los trabajadores conozcan qué gastos están permitidos y que las áreas de finanzas, contabilidad y operaciones apliquen criterios uniformes al administrar los presupuestos.

Define qué gastos cubre la empresa

Establece los conceptos autorizados, como transporte, hospedaje y alimentación, así como aquellos que no serán cubiertos. También es conveniente especificar en qué circunstancias se considera necesario un viaje de trabajo y qué actividades justifican la asignación de recursos.

Establece montos máximos y criterios de autorización

Define presupuestos por categoría, destino o duración del viaje. Los límites pueden variar según las necesidades operativas, pero deben aplicarse mediante criterios documentados. La política debe indicar quién puede autorizar un viaje, qué información se necesita para solicitarlo y qué procedimiento debe seguirse cuando un gasto supera el monto previsto.

Explica cómo solicitar anticipos y reembolsos

Determina con cuánta anticipación deben solicitarse los recursos, qué documentos se necesitan y cuáles son los plazos para recibir un reembolso. Por ejemplo, la solicitud puede incluir el nombre del trabajador, el destino, las fechas, el motivo del desplazamiento y el presupuesto estimado.

Esto permite que el área de finanzas conozca los compromisos de pago antes de que se realicen y pueda planear las salidas de efectivo.

Define un proceso de comprobación y reembolso

Establece qué documentos deben presentarse al finalizar el viaje, quién los revisará y cuánto tiempo tiene el trabajador para entregarlos. También conviene definir cómo se registrarán las diferencias entre el presupuesto autorizado y el gasto real, así como el procedimiento para devolver recursos no utilizados.

Con estas reglas, la empresa puede identificar desviaciones, mantener registros ordenados y reducir errores durante la conciliación.
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¿Cómo se pagan o reembolsan los viáticos?

Existen diferentes mecanismos para cubrir los gastos de viaje. La elección depende de la frecuencia de los desplazamientos, la capacidad financiera del negocio y los controles administrativos disponibles.

Anticipo para gastos de viaje

La empresa entrega una cantidad antes del desplazamiento para que el trabajador cubra los gastos autorizados.Al finalizar el viaje, el colaborador presenta los comprobantes y se realiza una conciliación entre el anticipo recibido y los recursos utilizados.

Si gastó menos de lo autorizado, debe devolver la diferencia. Si superó el presupuesto, la empresa revisa si el gasto adicional estaba justificado y corresponde reembolsarlo.

Reembolso después del viaje

En este esquema, el trabajador utiliza inicialmente sus propios recursos y solicita su devolución al regresar.

Para obtener el reembolso, presenta los comprobantes y la empresa verifica que los gastos estén relacionados con las actividades laborales y respeten los montos autorizados.

Aunque este procedimiento evita entregar anticipos, puede representar una carga financiera para el colaborador y generar trabajo administrativo adicional para el equipo de finanzas.

Uso de una tarjeta empresarial

Otra alternativa consiste en utilizar una tarjeta empresarial para pagar directamente los gastos autorizados.

Este mecanismo permite separar los consumos personales de los corporativos y, dependiendo de las funcionalidades de la tarjeta, consultar movimientos y controlar su utilización.

Además, facilita identificar qué trabajador realizó cada pago y comparar las transacciones con el presupuesto del viaje. Sin embargo, el registro de un cargo en la tarjeta no sustituye la obligación de obtener los comprobantes fiscales correspondientes.

Con la tarjeta de crédito de Klar Empresarial puedes asignar una tarjeta virtual a cada persona que viaja, con un límite de gasto según el presupuesto autorizado, y ver cada compra en tiempo real con fecha, monto y usuario. Además, tu empresa cuenta con hasta 40 días sin intereses y recibe 3% de cashback en viajes (tope de $4,000 MXN al mes por usuario) y 3% de cashback en movilidad, sin tope.
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¿Cómo comprobar los viáticos?

La comprobación de viáticos consiste en reunir y revisar la documentación que respalda los gastos realizados durante un viaje de trabajo.

En México, cuando se requiere una factura por un gasto nacional, generalmente debe solicitarse un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) con los datos fiscales correspondientes. Para los gastos realizados en el extranjero, deben revisarse los requisitos específicos de documentación.

Para llevar un control ordenado, la empresa puede seguir este procedimiento:

1. Registrar el viaje: identificar al trabajador, el destino, las fechas, el motivo y el presupuesto autorizado.
2. Reunir los comprobantes: solicitar las facturas y demás documentos que respalden los gastos.
3. Conciliar los importes: comparar los recursos entregados o pagados con los consumos efectivamente realizados.
4. Revisar las diferencias: identificar gastos no autorizados, comprobantes faltantes y recursos pendientes de devolución.
5. Cerrar el registro: documentar la aprobación final y realizar, cuando corresponda, el reembolso o la devolución.

Además, los viáticos entregados a trabajadores pueden requerir su registro en el CFDI de nómina conforme a las disposiciones fiscales aplicables. Por ello, es importante que las áreas de finanzas y contabilidad coordinen la comprobación de los gastos con su registro fiscal.

Los pasos de conciliación y revisión son más ágiles con la tarjeta de crédito de Klar Empresarial, cada compra queda registrada en tiempo real con fecha, monto y usuario, para que finanzas cruce los movimientos contra los comprobantes y detecte al momento qué gasto no tiene factura.

¿Los viáticos pagan impuestos o son deducibles?

El tratamiento fiscal depende de quién recibe o registra el gasto:

• Para la empresa: los viáticos pueden ser deducibles si corresponden a un viaje relacionado con sus actividades, se realizan fuera de la franja de 50 km del establecimiento y se comprueban conforme a la ley. Los alimentos tienen un límite de deducción de $750 MXN diarios por persona en México y $1,500 MXN en el extranjero, sujeto a requisitos adicionales
• Para el trabajador: los viáticos utilizados para el servicio del empleador y comprobados pueden estar exentos de ISR. En ciertos casos, se permite no comprobar hasta el 20% del total, con un límite de $15,000 MXN al año; esta facilidad no aplica a hospedaje ni pasajes de avión.

Estos límites fiscales no son montos que la empresa esté obligada a entregar. Para aplicar el tratamiento correcto, conviene revisar cada caso con el área contable.
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Mejora la gestión de viáticos en tu empresa con Klar Empresarial

Los anticipos en efectivo, los reembolsos manuales y los comprobantes extraviados pueden complicar la administración de los viajes de trabajo. Cuando varios colaboradores utilizan la tarjeta personal del dueño o comparten un mismo medio de pago, también resulta más difícil identificar quién realizó cada gasto y a qué proyecto corresponde.

La tarjeta de crédito empresarial de Klar permite concentrar los gastos de viaje del equipo en una plataforma, consultar movimientos y mantener mayor visibilidad sobre los recursos utilizados.

Una tarjeta virtual para cada colaborador que viaja

Con Klar Empresarial, puedes utilizar tarjetas virtuales para separar los gastos de los colaboradores que realizan viajes de trabajo, sin depender de anticipos en efectivo o de una tarjeta corporativa compartida por todo el equipo.

Esto facilita identificar quién realizó una compra, cuándo se efectuó y cuánto se gastó. También permite revisar los consumos relacionados con categorías como hospedaje, vuelos y transporte.

Para el área de finanzas, contar con un registro centralizado de las transacciones ayuda a reducir el tiempo dedicado a identificar cargos y conciliar gastos al cierre del periodo.

No obstante, los movimientos de la tarjeta deben complementarse con las facturas y los documentos necesarios para la comprobación fiscal.

Límites de gasto por persona y por viaje

Definir un presupuesto por colaborador y por viaje permite establecer cuánto puede utilizarse para transporte, hospedaje y otros conceptos autorizados.

Klar Empresarial anuncia herramientas de administración de tarjetas y control de gastos. Entre las funcionalidades documentadas se encuentra la posibilidad de bloquear y desbloquear tarjetas desde la plataforma, por ejemplo, cuando termina un viaje o se detecta un uso no autorizado.

Para las áreas financieras, contar con mecanismos de control sobre los medios de pago ayuda a reducir el riesgo de consumos fuera de la política interna.

Cashback en movilidad y viajes

Los traslados y viajes de trabajo suelen ser de los gastos más frecuentes en una política de viáticos. Con la tarjeta de crédito empresarial de Klar, ese gasto que tu empresa ya realiza genera cashback en dos categorías:

Por ejemplo, si un colaborador paga $10,000 MXN en vuelos y hospedaje durante el mes, tu empresa recibe $300 MXN de cashback en viajes. Si además el equipo gasta $20,000 MXN en traslados con Uber o Didi, suma $600 MXN de cashback en movilidad, sin límite mensual en esa categoría.

Hasta 40 días sin intereses en los gastos de viaje

La tarjeta de crédito empresarial de Klar ofrece hasta 40 días sin intereses en compras, dependiendo de la fecha en que se realicen dentro del ciclo de facturación y de que el saldo correspondiente se pague oportunamente.

Esto permite que una empresa cubra determinados gastos de viaje y programe su pago para una fecha posterior, en lugar de desembolsar inmediatamente recursos de su cuenta operativa.

Para los negocios que realizan visitas comerciales o ejecutan proyectos antes de recibir el pago de sus clientes, esta flexibilidad puede ayudar a administrar las salidas de efectivo.

Es importante considerar que el plazo efectivo depende del momento de la compra y que el beneficio requiere cumplir con las condiciones de pago aplicables.

Si los viajes forman parte de la operación habitual de tu negocio, controlar los gastos y disponer de financiamiento puede ayudarte a mantener la liquidez. Conoce cómo la línea de crédito para empresas de Klar puede complementar tu capital de trabajo y respaldar las necesidades operativas.
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Preguntas frecuentes sobre los viáticos

¿Los viáticos forman parte del sueldo?

No necesariamente. Cuando los viáticos se destinan a cubrir gastos laborales y cumplen los requisitos de comprobación, no constituyen por ese solo hecho una remuneración salarial. Su tratamiento depende de las condiciones en que se entregan y de las disposiciones laborales y fiscales aplicables.

¿Qué pasa si sobra dinero del anticipo de viáticos?

El trabajador debe devolver los recursos no utilizados conforme al procedimiento establecido por la empresa. El área de finanzas debe conciliar el anticipo con los gastos comprobados y registrar la devolución.

¿Se pueden comprobar viáticos sin factura?

Sí, en determinados supuestos. El artículo 152 del Reglamento de la LISR permite, bajo condiciones específicas, no presentar comprobantes fiscales hasta por el 20% de los viáticos erogados en cada ocasión, sin exceder $15,000 por ejercicio fiscal.

Esta facilidad no aplica a hospedaje ni pasajes de avión y está sujeta a requisitos adicionales. Por ello, no significa que cualquier gasto sin factura pueda deducirse automáticamente.

¿Quién debe pagar los viáticos de un viaje de trabajo?

En general, la empresa debe cubrir los gastos necesarios y autorizados para que sus trabajadores realicen las actividades laborales que les encomienda fuera de su lugar habitual de trabajo.

Puede hacerlo mediante anticipos, pagos directos o reembolsos, conforme a las condiciones laborales y políticas aplicables.

¿Qué pasa si un empleado no comprueba los viáticos?

La empresa debe solicitar los documentos faltantes y revisar si corresponde la devolución de recursos o una regularización contable y fiscal.

La falta de comprobación puede afectar la deducibilidad del gasto y el tratamiento de los recursos recibidos por el trabajador. Cualquier descuento al salario debe respetar la legislación laboral aplicable.

¿Cómo se calculan los viáticos por día?

Para calcularlos, se estima el costo diario de alimentación, hospedaje y transporte local, y se multiplica por los días correspondientes. Después se agregan los gastos únicos, como vuelos o boletos de autobús.

El resultado debe ajustarse a los límites establecidos por la empresa y considerar si el primer y último día del viaje requieren presupuestos diferentes.